Występ cheerleaderek: jak zamówić pokaz zespołu cheerleaderek i czego dopilnować w umowie

W skrócie: występ cheerleaderek na evencie zamawia się u jednego z trzech typów wykonawców: klubu sportowego z sekcją cheerleadingu, grupy tanecznej działającej komercyjnie albo agencji, która pośredniczy. Pojedyncze wejście trwa 3 do 5 minut, skład ośmioosobowy potrzebuje około 7 na 7 metrów wolnej podłogi. Przed podpisaniem umowy sprawdź cztery rzeczy: wiek składu (osoby poniżej 16 lat występujące zarobkowo wymagają zgody rodziców i zezwolenia inspektora pracy), kto rozlicza muzykę, zasady publikacji zdjęć oraz warunki odwołania przy złej pogodzie.

Kogo zamawiasz: klub, grupa eventowa czy agencja

Hasło „zespół cheerleaderek” obejmuje bardzo różne podmioty i od tego, do kogo trafi zapytanie, zależy prawie wszystko: termin odpowiedzi, dokument księgowy, skład i to, czy układ będzie przygotowany pod publiczność, czy przeniesiony z zawodów. Za co dokładnie płacisz pośrednikowi i kiedy to się opłaca, rozpisaliśmy na stronie o agencjach artystycznych i impresariatach.

Nie ma tu dobrego i złego wyboru, jest dopasowanie do wydarzenia. Klub, który na ligowym meczu robi świetną oprawę, nie musi mieć repertuaru na salę z żyrandolem i trzystoma gośćmi przy stołach. Różnicę między układem z zawodów a pokazem przygotowanym pod publiczność rozpisaliśmy w tekście cheerleading sportowy a pokaz eventowy.

Co dokładnie dostajesz, zamawiając pokaz cheerleaderek

Większość zapytań zaczyna się od pytania o cenę, a wykonawca odpowiada pytaniem o format, bo „występ” może oznaczać cztery różne usługi:

• Pojedyncze wejście sceniczne, 3 do 5 minut. Jeden albo dwa układy, najczęstszy format na imprezach firmowych i galach.
• Oprawa meczu. Krótkie wejścia w przerwach i czasach technicznych, w siatkówce i koszykówce po 90 do 120 sekund, często w cyklu na cały sezon. Warunki opisuje strona oprawa meczu z grupą cheerleaderek.
• Blok z animacją. Kilka wejść w ciągu dnia plus zdjęcia z uczestnikami i warsztat z pomponami dla dzieci, typowe dla pikników i festynów.
• Choreografia pod markę. Układ do waszej muzyki, w barwach firmy, przygotowywany kilka tygodni. To osobna praca twórcza i osobna pozycja w wycenie.

Im precyzyjniej opiszesz format, tym szybciej dostaniesz liczbę, a nie listę pytań. Konkretne czasy, powierzchnie i wysokości dla składów od 4 do 20 osób są w tekście pokazy taneczne na imprezach: ile trwa wejście i ile miejsca.

Od czego zależy cena występu cheerleaderek

Nie podajemy stawek, bo ustala je każdy wykonawca sam i różnią się między regionami bardziej niż między grupami. Da się za to powiedzieć, co przesuwa wycenę w górę albo w dół, i te pozycje warto od razu podać w zapytaniu:

1. Skład. Każda dodatkowa osoba to osobne honorarium, dojazd i miejsce w szatni.
2. Liczba wejść i czas obecności. Dwa wejścia rozdzielone trzema godzinami kosztują więcej niż dwa wejścia pod rząd, bo skład jest zajęty cały wieczór.
3. Dojazd. Grupa z twojego województwa jest prawie zawsze tańsza niż skład ściągany z drugiego końca kraju.
4. Termin. Piątki i soboty w czerwcu, we wrześniu i w grudniu są najbardziej oblegane.
5. Dodatki. Pompony w barwach firmy, stroje szyte na zamówienie, choreografia pod markę, własne nagłośnienie wykonawcy.

Jeżeli dostajesz dwie wyceny różniące się dwukrotnie, najczęściej porównujesz dwa różne zamówienia: inny skład, inny czas obecności albo w jednej ofercie jest nagłośnienie, a w drugiej nie.

Skład poniżej 16 lat: formalności, o które musisz zapytać

Duża część zawodniczek klubowych to juniorki. Dla organizatora ma to znaczenie formalne, a nie tylko wizerunkowe. Artykuł 304 z indeksem 5 Kodeksu pracy dopuszcza wykonywanie pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko do ukończenia 16 lat wyłącznie na rzecz podmiotu prowadzącego działalność kulturalną, artystyczną, sportową lub reklamową, po uprzedniej zgodzie rodzica albo opiekuna i po zezwoleniu właściwego inspektora pracy. Do wniosku dołącza się między innymi opinię poradni psychologiczno-pedagogicznej, zaświadczenie lekarskie i, przy obowiązku szkolnym, opinię dyrektora szkoły.

W praktyce przy zapytaniu wystarczą trzy pytania do klubu: w jakim wieku jest skład, kto odpowiada za formalności i kto jest opiekunem grupy w dniu występu. Na wieczornym evencie z alkoholem rozsądniej od razu zamówić skład pełnoletni i napisać to w briefie. Na pikniku rodzinnym czy meczu młodszy skład jest naturalny, tylko formalności trzeba mieć załatwione przed podpisaniem umowy.

Muzyka, zdjęcia i umowa z wykonawcą

Kto rozlicza muzykę

Układ jest tańczony do konkretnych utworów, a publiczne odtwarzanie muzyki na wydarzeniu rozlicza się z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami, najczęściej z ZAiKS. Obowiązek zwykle spoczywa na organizatorze wydarzenia albo na obiekcie. Ustal na piśmie, kto to robi, szczególnie przy wydarzeniach otwartych i przy choreografii do utworu wybranego przez firmę.

Zdjęcia i nagrania

Każda firma chce potem wrzucić nagranie z pokazu do mediów społecznościowych. Zgoda na publikację wizerunku członków składu powinna być w umowie, a przy osobach niepełnoletnich zgodę dają rodzice. Klub zwykle ma takie zgody zebrane, ale zakres bywa ograniczony do kanałów klubu, więc zapytaj, czy obejmuje też twoje materiały promocyjne.

Co wpisać do umowy

Minimum to: data i godzina wejścia, godzina przyjazdu, długość i liczba wejść, skład, wymagania techniczne (powierzchnia, wysokość, zasilanie, szatnia), kto zapewnia nagłośnienie, zasady publikacji zdjęć, wysokość zadatku oraz warunki odwołania, także przy złej pogodzie na wydarzeniu w plenerze. Taką umowę z wykonawcą z innego miasta łatwiej zamknąć bez spotkania i wysyłania skanów, jeśli podpiszesz ją online podpisem elektronicznym, zanim wykonawca zablokuje termin dla innego klienta.

Harmonogram zamówienia

• 8 do 12 tygodni przed: zapytanie z datą, miastem, formatem i warunkami technicznymi. W czerwcu, wrześniu i grudniu raczej 12.
• 6 tygodni przed: wybór wykonawcy, umowa, zadatek, sprawdzenie formalności przy składzie niepełnoletnim.
• 3 do 4 tygodni przed: muzyka, barwy, logo, godzina wejścia uzgodniona z prowadzącym.
• Tydzień przed: kontakt do realizatora dźwięku, godzina wjazdu, szatnia, osoba, która przyjmie skład na miejscu.

Jedno zapytanie zamiast dziesięciu telefonów

Zamiast dzwonić po kolejnych klubach, możesz wyklikać brief w konfiguratorze: wybierasz rodzaj wydarzenia, skład, format i dodatki, a konfigurator sam liczy minimalną powierzchnię, wysokość i harmonogram wstecz od daty. Brief trafia do grup, które odbierają zapytania z twojego województwa, a te odpowiadają z terminem i wyceną. Profile wykonawców, którzy już występują na wydarzeniach, są w katalogu wykonawców. Formaty pod konkretne okazje opisaliśmy osobno, na przykład atrakcje na imprezę firmową i atrakcje na studniówkę, a drogę od zapytania do umowy pokazuje strona jak to działa.

Wysłanie zapytania nic nie kosztuje zamawiającego. Umowę i dokument księgowy ustalasz bezpośrednio z wykonawcą, a opłaty dotyczą wyłącznie grup, które odbierają zapytania.