Agencja bookingowa dla zespołu tanecznego: prowizja, wyłączność i umowa z agentem artystycznym, zanim oddacie komuś swój kalendarz

W skrócie: agencja bookingowa to pośrednik, który zawiera dla zespołu umowy na występy i dostaje za to wynagrodzenie, najczęściej procent od wartości kontraktu. Stawki nie są w branży ujednolicone i zawsze wynikają z umowy. Zanim podpiszecie, sprawdźcie cztery rzeczy: od czego liczy się prowizja, czy agencja ma wyłączność i na jakim terytorium, co dzieje się z prowizją po rozwiązaniu umowy oraz kto wystawia fakturę organizatorowi. Agencja ma sens, gdy otwiera wam rynek, do którego sami nie macie dostępu. Do zwykłych zapytań od firm i gmin z regionu wystarczy profil, na który organizatorzy piszą wprost.

Czym zajmuje się agencja bookingowa dla grupy tanecznej

W muzyce agencja bookingowa to firma, która sprzedaje koncerty artysty: rozmawia z klubami i festiwalami, układa trasę, negocjuje stawkę i pilnuje ridera. W tańcu działa to podobnie, tylko klientami są inni ludzie. Grupę taneczną kupują działy HR na imprezy firmowe, agencje eventowe na gale, kluby sportowe na mecze, gminy i domy kultury na festyny i dni miasta. Agent artystyczny zna tych kupujących, wie, kiedy planują budżety, i wysyła im waszą ofertę razem z ofertami innych wykonawców.

W praktyce w Polsce spotkacie trzy modele. Pierwszy to agencja artystyczna z otwartym katalogiem: ma w bazie kilkadziesiąt albo kilkaset zespołów i proponuje organizatorowi tego, kto pasuje do terminu i budżetu. Drugi to impresariat albo menedżer, który prowadzi kilku artystów na wyłączność i zajmuje się ich karierą, a nie tylko pojedynczymi występami. Trzeci to agencja eventowa, która produkuje całe wydarzenie i dokupuje wasz występ jako jeden punkt programu. Różnice między nimi z perspektywy organizatora opisaliśmy na stronie agencja artystyczna czy impresariat. Tu patrzymy z drugiej strony stołu: co z tych modeli wynika dla zespołu.

Prowizja agencji bookingowej: od czego się ją liczy

Najczęstszy model to procent od wartości umowy, którą agencja wam przyniosła. Rzadziej spotyka się stałą kwotę za każdy zawarty występ albo miesięczny ryczałt za prowadzenie kalendarza. Stawka procentowa nie jest nigdzie w przepisach ani w standardach branżowych ustalona, więc zawsze jest przedmiotem negocjacji. Ważniejsze od samego procentu jest to, od jakiej kwoty się go liczy.

Różnica w podstawie wygląda niewinnie, a przy wyjazdach robi się duża. Jeżeli na występ jedzie dwanaście osób dwieście kilometrów, dojazd i nocleg potrafią stanowić sporą część kwoty z faktury. Prowizja liczona od całości zabiera wtedy część pieniędzy, które i tak wydajecie na busa i hotel. Zapiszcie wprost, że podstawą jest honorarium za wykonanie, bez kosztów zwracanych.

Wyłączność: zapis, który zmienia rachunek

Jeżeli umowa z agencją jest umową agencyjną w rozumieniu Kodeksu cywilnego (art. 758 i następne), a agent dostał wyłączność na określony obszar albo grupę klientów, prowizja należy mu się także od umów zawartych bez jego udziału z klientami z tego obszaru albo tej grupy. Tak działa art. 761 § 2. Po polsku: jeżeli wójt, dla którego tańczycie od trzech lat, zadzwoni do was sam, a agencja ma wyłączność na wasze województwo, agencja i tak dostaje swoją część.

Wyłączność bywa uczciwa, gdy agencja naprawdę inwestuje w wasz rynek: robi sesję, nagrywa showreel, jeździ na targi eventowe i przynosi zlecenia od pierwszego miesiąca. Wtedy zapiszcie ją wąsko: konkretny rodzaj klientów (na przykład agencje eventowe i korporacje), konkretny obszar i konkretny czas. Wyłączcie z niej klientów, z którymi pracowaliście przed podpisaniem umowy, i dołączcie ich listę jako załącznik. To jedna strona, która zamyka większość sporów.

Sprawdźcie też, co umowa mówi o jej końcu. Umowę agencyjną zawartą na czas nieoznaczony wypowiada się z zachowaniem terminów z kodeksu, dłuższych w każdym kolejnym roku współpracy, a agent może po rozwiązaniu mieć prawo do prowizji od umów, które doprowadził jeszcze w czasie jej trwania. Jeżeli umowa przewiduje coś więcej, na przykład prowizję od każdego klienta z bazy agencji przez kolejne dwa lata, przeczytajcie ją z prawnikiem, zanim ją podpiszecie.

Kto wystawia fakturę organizatorowi

To pytanie decyduje o waszych pieniądzach bardziej niż procent. Są dwa układy. W pierwszym agencja kupuje od was występ i sprzedaje go organizatorowi pod własnym nazwiskiem: wy wystawiacie fakturę albo rachunek agencji, agencja wystawia swoją organizatorowi. Nie wiecie wtedy, za ile agencja was sprzedała, a pieniądze dostajecie dopiero, gdy agencja zapłaci. W drugim agencja tylko pośredniczy: organizator płaci wam wprost, a wy płacicie agencji prowizję na podstawie jej faktury.

Drugi układ jest przejrzysty dla obu stron i chroni was przed sytuacją, w której organizator zapłacił, a agencja zalega z przelewem. W pierwszym układzie zapiszcie przynajmniej termin płatności od dnia występu, a nie od dnia, w którym agencja dostanie pieniądze. Jeżeli mimo to faktura wisi tygodniami, a przypomnienia nic nie dają, prowadzi się zwykłą windykację należności jak przy każdym innym kontrahencie. Warto to wiedzieć, zanim dojdzie do sporu, bo przy wypłacie po miesiącach zespół zwykle nie ma już siły, żeby o nie walczyć.

Kiedy agencja bookingowa się opłaca, a kiedy nie

Agencja opłaca się zespołowi, który chce wejść na rynek, do którego nie ma dostępu. Przykłady: gale korporacyjne dużych firm w innym mieście, produkcje telewizyjne, trasy koncertowe artystów, którzy szukają tancerzy, występy za granicą. Tam kupujący pracują ze stałymi pośrednikami i do zespołu z zewnątrz po prostu nie dzwonią. Prowizja jest wtedy ceną za otwarte drzwi i zwykle się zwraca.

Nie opłaca się, gdy agencja przejmuje to, co i tak przychodzi do was samo: festyny gminne, dożynki, dni miasta, mecze lokalnego klubu, pikniki firmowe w regionie. Organizator takiego wydarzenia szuka wykonawcy w swoim województwie, pyta o termin, miejsce i cenę, i woli rozmawiać wprost. Prowizja od takich zleceń to czysty koszt, a wyłączność potrafi zablokować wam stałych klientów.

Dlatego wiele grup łączy oba kanały: agencję na jeden określony rynek i własne zapytania na resztę. Własne zapytania nie wymagają pośrednika, tylko miejsca, w którym organizator was znajdzie i napisze z konkretem. W naszym katalogu wykonawców profil zespołu z formatami występów, zasięgiem dojazdu i warunkami technicznymi zakłada się za 0 zł. Organizatorzy z firm, gmin i klubów wysyłają przez serwis brief z datą, miejscem, liczbą gości i nawierzchnią, a wykonawcy z pakietem od 349 zł netto miesięcznie dostają te zapytania na skrzynkę i odpowiadają wprost. Nie bierzemy prowizji od występu, nie mamy wyłączności i nie pośredniczymy w płatności. Nie obiecujemy też konkretnej liczby zapytań, bo ta zależy od regionu i sezonu.

Co przygotować, zanim porozmawiacie z agentem

Agent artystyczny ocenia zespół w kilka minut, na podstawie tego, co może od razu wysłać organizatorowi. Zanim umówicie spotkanie, miejcie gotowe:

• showreel do dwóch minut z występów przed publicznością, nie z sali treningowej,
• listę formatów z czasem trwania: wejście sceniczne 4 do 6 minut, blok z warsztatem, przemarsz,
• skład minimalny i maksymalny oraz wymiar podłogi, jakiego potrzebuje każdy z nich,
• rider techniczny zespołu tanecznego na jedną do dwóch stron,
• informację, jaki dokument wystawiacie (faktura VAT, faktura bez VAT, rachunek stowarzyszenia) i czy macie OC,
• kalendarz z terminami już zajętymi i listę stałych klientów, których chcecie wyłączyć z umowy.

Ten sam zestaw przyda się niezależnie od tego, czy podpiszecie umowę z agencją. Organizator, który pisze wprost, pyta dokładnie o to samo. Więcej o tym, skąd zespoły taneczne biorą występy i ile kosztuje każde źródło, piszemy w tekście zlecenia dla artystów: 6 źródeł występów.

Pytania, które zespoły zadają przed podpisaniem umowy z agencją

Ile bierze agencja bookingowa?

Nie ma jednej stawki. Agencja bierze zwykle procent od wartości umowy, którą wam przyniosła, rzadziej stałą kwotę za występ albo miesięczny ryczałt. Wysokość zawsze wynika z umowy i zależy od tego, ile agencja robi: czy tylko przekazuje zapytania, czy negocjuje, prowadzi kalendarz, promuje zespół i odpowiada za logistykę wyjazdów.

Czy agencja bookingowa może mieć wyłączność na zespół taneczny?

Może, jeżeli tak zapiszecie w umowie. Przy wyłączności na obszar albo grupę klientów agent z umowy agencyjnej dostaje prowizję także od zleceń, które zawarliście sami z klientami z tego obszaru. Dlatego wyłączność zapisuje się wąsko, na określony czas, i wyłącza z niej klientów, z którymi zespół pracował przed podpisaniem umowy.

Czy zespół taneczny potrzebuje agenta artystycznego?

Potrzebuje, jeżeli chce wejść na rynek zamknięty dla wykonawców z zewnątrz: gale dużych firm, telewizja, trasy artystów, zagranica. Do festynów, meczów, dni miasta i imprez firmowych w regionie agent nie jest potrzebny, bo ci organizatorzy szukają wykonawcy sami i wolą rozmawiać z zespołem wprost.