Atrakcje na stoisko targowe: pokaz taneczny, który ściąga ruch do stoiska, i kiedy się nie opłaca

W skrócie: pokaz taneczny jako atrakcja na stoisko targowe działa na stoiskach od około 30 metrów kwadratowych albo przy stoisku z dostępem do sceny organizatora, w formacie trzech do czterech wejść po 3 minuty w ciągu dnia. Skład czterech osób potrzebuje około 5 na 5 metrów wolnej podłogi. Na targach MTP w Poznaniu regulamin ogranicza dźwięk na stoisku do 70 dB, a pokaz z podkładem muzycznym powyżej tego progu wymaga wcześniejszego uzgodnienia z organizatorem, więc zgodę załatwia się razem z projektem stoiska, nie w dniu otwarcia.

Kiedy pokaz taneczny na stoisku targowym ma sens

Wystawca płaci za metr powierzchni i za każdą godzinę, w której stoisko stoi puste. Atrakcja ma jedno zadanie: sprawić, żeby ludzie z alejki zatrzymali się na tyle długo, żeby handlowiec zdążył zacząć rozmowę. Pokaz robi to inaczej niż gadżet. Nie obsługuje jednej osoby przez pięć minut, tylko przez trzy minuty zbiera kilkadziesiąt osób, które potem rozchodzą się wzdłuż lady.

Najczęstszy błąd to zamawianie grupy na małe stoisko rzędowe. Skład czterech osób potrzebuje około 5 na 5 metrów wolnego pola ruchu, a stoisko 3 na 3 metry ma dziewięć metrów kwadratowych razem z ladą i ścianką. W takiej sytuacji grupa nie tańczy u ciebie, tylko na scenie albo w strefie eventowej organizatora, a potem prowadzi publiczność pod twoje logo. To nadal działa, ale trzeba to zamówić świadomie jako inny format. Tabelę powierzchni dla składów od czterech do dwudziestu osób zebraliśmy w tekście o tym, ile trwa pokaz taneczny i ile miejsca potrzebuje.

Co mówi regulamin targów o pokazach na stoisku

Każdy ośrodek targowy ma własny regulamin i to on decyduje, czy pokaz w ogóle może się odbyć. Przykład z największego ośrodka w kraju: Regulamin dla uczestników targów Międzynarodowych Targów Poznańskich w punkcie 5.5 ogranicza natężenie dźwięku na stoisku do 70 dB i zabrania kierowania kolumn w stronę przejść i sąsiednich stoisk. Punkt 5.7 wyłącza z tego limitu pokazy mody i inne wydarzenia z podkładem muzycznym, ale wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu z MTP. Według przepisów technicznych tego ośrodka pomiar robi się na przejściu przy stoisku, a przy przekroczeniu organizator może odciąć stoisku prąd.

W praktyce wynikają z tego trzy rzeczy do załatwienia przed targami:

1. Zgłoszenie pokazu z muzyką. Wyślij organizatorowi opis: liczba osób, długość wejścia, liczba wejść dziennie, godziny i sprzęt. Bez tej zgody grupa może zatańczyć najwyżej do muzyki o głośności rozmowy, a to nie jest pokaz.
2. Muzyka i tantiemy. Ten sam regulamin MTP zobowiązuje wystawcę, który odtwarza utwory muzyczne, do uzyskania zgody organizacji zbiorowego zarządzania prawami i zapłaty tantiem we własnym zakresie. Zapytaj wykonawcę, do jakiej muzyki tańczy i kto ją rozlicza.
3. Działanie poza stoiskiem. Według punktu 3.10 reklama poza stoiskiem jest na MTP odpłatna i wymaga zgody, z projektem przesłanym najpóźniej dzień przed targami. Jeżeli grupa ma chodzić po alejkach i zapraszać na stoisko, to jest właśnie ten przypadek.

Ptak Warsaw Expo, EXPO XXI, Targi Kielce czy Expo Silesia mają własne regulaminy i przepisy techniczne, więc powyższe traktuj jako listę pytań do działu obsługi wystawców, a nie jako gotową odpowiedź dla każdego obiektu.

Trzy formaty pokazu, które zamawia się na targi

1. Wejścia w pętli na stoisku

Trzy albo cztery wejścia po 3 minuty w ciągu dnia targowego, najlepiej o stałych godzinach wypisanych na ekranie stoiska. Każde wejście łapie inną falę zwiedzających. Między wejściami grupa odpoczywa na zapleczu, więc stoisko potrzebuje zamykanego magazynku albo osobnego pomieszczenia w pawilonie. To format pod stoiska wyspowe i piętrowe, gdzie podłoga w środku jest wolna.

2. Scena organizatora plus prowadzenie ruchu

Wiele targów ma strefę sceniczną z harmonogramem wystąpień, w którym wystawcy rezerwują sloty. Grupa robi pełny pokaz na scenie w barwach twojej marki, a prowadzący zapowiada, gdzie stoi stoisko. Po zejściu ze sceny dwie osoby ze składu idą z publicznością pod stoisko. Format dla wystawców z małą powierzchnią, którzy i tak nie zmieszczą pokazu u siebie.

3. Premiera produktu albo otwarcie stoiska

Jedno mocne wejście o ogłoszonej wcześniej godzinie, zakończone odsłonięciem produktu albo przecięciem wstęgi przez prezesa. Zapowiedź idzie w mailingu do klientów przed targami i w mediach społecznościowych organizatora. Tu najbardziej opłaca się choreografia pod markę i pompony w barwach firmy, bo zdjęcia z tego momentu wracają potem w relacjach z targów.

Pokaz taneczny, hostessy, VR czy barista: co wybrać na stoisko

To nie są zamienniki, tylko narzędzia do różnych zadań. Uczciwe porównanie wygląda tak:

Najlepiej działa połączenie: pokaz zbiera ludzi, a hostessy albo handlowcy przejmują ich zaraz po ostatnim takcie. Jeżeli do obsługi stoiska potrzebujesz osób o określonej prezencji, modelki i hostessy na stoisko zamawia się osobno, a różnicę między tymi rolami opisaliśmy w tekście hostessy na event czy grupa taneczna. Grupa taneczna, której każesz rozdawać ulotki przez osiem godzin, kosztuje stawkę artystyczną za pracę, którą ktoś inny zrobi lepiej.

Ile miejsca, prądu i czasu potrzebuje pokaz na stoisku

• Pole ruchu: skład 4 osoby około 5 na 5 metrów, skład 8 osób około 7 na 7 metrów. Liczy się podłoga wolna od lady, ekspozytorów i stolików, nie powierzchnia stoiska.
• Nawierzchnia: wykładzina targowa na podeście jest w porządku, przewody pod wykładziną i łączenia paneli już nie. Akrobatyka na stoisku praktycznie odpada.
• Dźwięk: mały zestaw skierowany do wnętrza stoiska, nie w alejkę. Przy własnym nagłośnieniu wykonawcy potrzebne jest gniazdo 230 V na stoisku, które zamawia się u organizatora razem z przyłączem.
• Zaplecze: przy czterech wejściach dziennie skład jest na targach przez cały dzień, więc potrzebuje miejsca na stroje i wodę. Magazynek w zabudowie stoiska rozwiązuje to najtaniej.
• Czas: około 45 minut przed pierwszym wejściem na przebranie i rozgrzewkę, czyli skład jest w pawilonie przed otwarciem dla zwiedzających.

Harmonogram zamówienia przed targami

• 10 do 12 tygodni przed: decyzja o formacie, zapytanie do wykonawców, sprawdzenie w regulaminie konkretnych targów zasad dotyczących muzyki i pokazów.
• 8 tygodni przed: wybór wykonawcy, uwzględnienie pola ruchu i magazynku w projekcie stoiska, zgłoszenie pokazu organizatorowi, rezerwacja slotu na scenie, jeżeli wybierasz format sceniczny.
• 4 tygodnie przed: muzyka, barwy i logo dla wykonawcy, godziny wejść wpisane do mailingu zapraszającego klientów.
• Tydzień przed: identyfikatory wystawcy dla składu, godzina wjazdu, potwierdzenie gniazda prądu.

Identyfikatory łatwo przeoczyć. Skład grupy wchodzi do pawilonu przed otwarciem, więc potrzebuje przepustek wystawcy albo obsługi stoiska, a ich liczba bywa ograniczona pakietem wystawcy.

Co wpisać w zapytaniu o pokaz na stoisko targowe

Wykonawca odpowiada konkretną wyceną, gdy dostaje osiem informacji: nazwa targów i ośrodek, daty i godziny otwarcia, wymiar wolnej podłogi na stoisku albo informacja o slocie na scenie, liczba wejść dziennie, skład, kto zapewnia dźwięk, dodatki pod markę (pompony, stroje, choreografia) oraz czy grupa ma działać poza stoiskiem. Te pola ma konfigurator briefu ustawiony w trybie „Targi i konferencja”, który sam przelicza minimalną powierzchnię dla wybranego składu. Formaty, pułapki techniczne i FAQ dla hal targowych i galerii są na stronie atrakcje na targi i otwarcia, a to, jak brief trafia do grup z twojego regionu, opisuje strona jak to działa.

Jeżeli targi są w tym sezonie, a projekt stoiska jest jeszcze otwarty, to jest dobry moment na decyzję: pole ruchu i magazynek dopisane dziś do projektu kosztują mniej niż przebudowa zabudowy za miesiąc. Wyklikaj brief i wyślij go wykonawcom. Zapytanie jest bezpłatne dla wystawcy, a opłaty dotyczą wyłącznie wykonawców, którzy odbierają zapytania.