Hostessy na event i tańczące hostessy: kiedy hostessa, a kiedy grupa taneczna

Pytanie pada niemal na każdym spotkaniu przed eventem: bierzemy hostessy czy grupę taneczną. Brzmi jak wybór stylu, a jest wyborem funkcji. Hostessa obsługuje ludzi, grupa artystyczna obsługuje uwagę. To dwa różne zadania i dwa różne budżety.

Co robi hostessa

Hostessa pracuje z pojedynczym uczestnikiem: wita, rejestruje, wydaje identyfikator, kieruje do sali, obsługuje stoisko, rozdaje materiały, pilnuje listy gości. Jej wartość mierzy się płynnością: czy kolejka przy rejestracji stoi, czy idzie. Pracuje przez całe wydarzenie, w trybie ciągłym.

Liczba wynika z przepustowości, nie z estetyki. Przy rejestracji przyjmuje się zwykle jedna osobę na około stu uczestników przy spokojnym napływie i więcej, gdy wszyscy przychodzą w tym samym kwadransie. Przy stoisku targowym liczy się liczba jednoczesnych rozmów, które chcecie prowadzić.

Co robi grupa taneczna

Grupa pracuje z całą salą naraz i przez bardzo krótki czas. Jej zadanie to zmiana temperatury wydarzenia: otwarcie, przerywnik między blokami, moment, który ludzie zapamiętają i sfotografują. Nie obsługuje uczestników, nie prowadzi rejestracji, nie stoi przy stoisku przez osiem godzin.

Liczba osób wynika z wielkości przestrzeni i widowni. Cztery osoby wystarcza przy wąskim wejściu i kameralnej sali, dwanaście potrzeba, żeby czytać się w dużej hali. Więcej osób to też więcej metrów kwadratowych parkietu, co opisaliśmy w tekście o tym, ile miejsca potrzebuje pokaz taneczny.

Kiedy wybrać która

• Konferencja z rejestracją i kilkoma salami: hostessy. Uczestnicy muszą wiedzieć, gdzie iść. Występ artystyczny jest tu opcja, nie potrzeba.
• Gala i jubileusz: grupa artystyczna. Scenariusz wieczoru potrzebuje punktu, który podnosi energię sali, a rejestrację obsługuje jedna osoba przy wejściu.
• Targi: zwykle obie, ale w innych rolach. Hostessy prowadzą rozmowy przy stoisku, grupa robi krótkie wejścia, które ściągają ruch. Więcej na stronie atrakcje na targi i otwarcia.
• Piknik rodzinny: grupa artystyczna plus animacja dla dzieci. Hostessy w klasycznej roli mają tu mało do zrobienia.
• Mecz i oprawa sportowa: grupa. To jest wręcz definicja formatu, opisana na stronie oprawa meczu.

Tańczące hostessy: czy hostessa może zatańczyć na evencie?

Może, ale to rzadko jest to, czego szuka zamawiający. Kiedy w zapytaniu pada „tańczące hostessy”, zwykle chodzi o tancerki, które przez część wydarzenia robią pokaz, a przez resztę witają gości, pozują do zdjęć i kierują ruchem. Taki zakres zamawia się u grupy tanecznej jako blok animacyjny, a nie u agencji hostess jako dodatek do rejestracji, bo choreografię trzeba przygotować i przećwiczyć w składzie.

Odwrotny układ, czyli hostessy z krótkim układem tanecznym „na wejście”, działa tylko wtedy, gdy agencja ma w obsadzie osoby z doświadczeniem scenicznym i czas na próby. Zapytaj o to wprost i poproś o nagranie wcześniejszego występu, zanim wpiszesz taniec do scenariusza.

Gdzie te role się zazębiają

Jest jeden format, w którym granica się zaciera: blok animacyjny. Grupa pracuje wtedy przez kilka godzin, robi krótkie wejścia co jakiś czas, prowadzi warsztat, robi zdjęcia z uczestnikami i kieruje ruchem w strefie. To wciąż nie jest rejestracją gości, ale już nie jest samym występem.

Ten format zamawia się osobno i wycenia inaczej niż pojedyncze wejście, bo angażuje skład na cały dzień. Jeśli tego właśnie potrzebujesz, zaznacz w konfiguratorze format całodniowy, a nie pojedynczy pokaz, inaczej dostaniesz wycenę za trzy minuty pracy zamiast za sześć godzin.

Trzy błędy, które kosztują

1. Zamówienie grupy do rozdawania ulotek przez cały dzień. Płacisz stawkę artystyczną za pracę, którą zrobi ktoś inny taniej i lepiej.
2. Zamówienie hostess z założeniem, że zatańczą. To osobna umiejętność i osobna umowa, a improwizacja na scenie wygląda dokładnie tak, jak wygląda.
3. Nieustalenie, kto odpowiada za zdjęcia. Materiały z występu często trafiają później do komunikacji firmowej, a prawa do wizerunku trzeba uzgodnić wcześniej.

Jeśli po tej lekturze wiesz, że potrzebujesz właśnie występu, wyklikaj brief w konfiguratorze na stronie głównej. Zajmuje mniej niż minute i kończy się dokumentem, który każdy wykonawca umie wycenić bez dodatkowych pytań.