Jubileusz firmy: pomysły na atrakcje sceniczne i organizacja programu na 10, 15 i 25 lat

W skrócie: na jubileusz firmy najlepiej działają dwa albo trzy krótkie punkty sceniczne po 3 do 5 minut, ustawione na styku bloków programu: otwarcie tuż przed wejściem zarządu, przerywnik po bloku wyróżnień i wejście przed częścią muzyczną. Pokaz grupy cheerleaderek w barwach firmy, choreografia pod hasło rocznicowe albo blok animacyjny w foyer zamawia się na 6 do 10 tygodni przed galą, a przy strojach szytych pod markę na 10 do 12 tygodni. O cenie decyduje liczba osób w składzie, czas blokady wieczoru i dodatki pod brand, nie sama długość występu.

Gdzie w programie jubileuszu jest miejsce na atrakcje sceniczne

Gala jubileuszowa ma trzy stałe bloki: część oficjalną z przemówieniami i podziękowaniami, kolację oraz część muzyczną. Występ, który wchodzi w środek któregoś z nich, przeszkadza. Występ, który wchodzi na ich styku, robi dokładnie to, po co go zamówiono: przełamuje najcięższy moment wieczoru i przestawia salę z trybu słuchania na tryb świętowania.

Trzy okna, które sprawdzają się najczęściej:

• Otwarcie. Trzy do pięciu minut zaraz po powitaniu przez prowadzącego, tuż przed wejściem prezesa na scenę. Sala jest pełna, nikt jeszcze nie je i wszyscy patrzą na scenę.
• Przerywnik po bloku wyróżnień. Wręczenie nagród dla pracowników z dziesięcio i dwudziestoletnim stażem trwa dłużej, niż zakłada scenariusz. Krótkie wejście po nim daje sali oddech, a obsłudze cateringu okno na zmianę nakrycia.
• Wejście przed częścią muzyczną. Po kolacji, kiedy zespół przepina sprzęt, scena stoi pusta przez kilkanaście minut. Cztery minuty pokazu zamykają tę lukę i ściągają ludzi z powrotem pod scenę.

Najgorszy moment to środek serwisu dania głównego. Połowa sali patrzy w talerz, kelnerzy przechodzą przez pole występu, a wykonawca tańczy do pleców. Jeżeli scenariusz ma tylko jedno okno i wypada ono w trakcie kolacji, lepiej przesunąć występ o pół godziny niż zamawiać go na siłę.

Sześć pomysłów na jubileusz firmy, które da się zamówić

Lista celowo pomija fotobudkę, kasyno i barmana, bo o tych pisze każda agencja. Poniżej są punkty sceniczne, czyli to, co w programie zwykle zostaje puste.

1. Pokaz otwierający w barwach firmy

Grupa cheerleaderek, osiem do dwunastu osób, wchodzi z pomponami w kolorach marki i robi jeden układ o długości 3 do 4 minut. To najczęściej zamawiany format na gale, bo wymaga najmniej: równego kawałka podłogi około 6 na 6 metrów, jednego wejścia dźwiękowego i szatni. Pompony w barwach firmy da się przygotować w dwa do trzech tygodni, więc format nadaje się nawet na jubileusz zamawiany z krótkim wyprzedzeniem.

2. Choreografia pod hasło rocznicowe

Układ budowany od zera do wybranej muzyki, z liczbą lat firmy ułożoną z flag albo z tablic w finale. Robi największe wrażenie na zdjęciach, które potem idą do komunikacji wewnętrznej, i najczęściej trafia do relacji z gali. Wymaga za to 8 do 12 tygodni wyprzedzenia oraz osobnej rozmowy o prawach do utworu, jeżeli muzyka ma być odtwarzana publicznie z nagrania. Przy jubileuszu 25 lat, gdzie budżet jest większy i gala ma kilkaset osób, to zwykle główny punkt sceniczny wieczoru.

3. Wejście z flagami przy wręczaniu wyróżnień

Zamiast pełnego pokazu grupa robi szpaler z flagami firmy, przez który przechodzą wyróżniani pracownicy, i krótkie, dwudziestosekundowe wejścia po każdym nazwisku. Format działa przy jubileuszach nastawionych na ludzi, nie na markę, na przykład przy 10 i 15 latach firmy rodzinnej, gdzie na sali są wszyscy pracownicy z rodzinami. Wymaga koordynacji z prowadzącym i listy nazwisk z wyprzedzeniem.

4. Blok animacyjny w foyer i przy strefach partnerów

Przy dużej gali z częścią wystawową albo ze strefami sponsorów grupa pracuje przez dwie do trzech godzin poza sceną: krótkie wejścia co kilkadziesiąt minut, zdjęcia z gośćmi, prowadzenie do sal. To inna wycena niż jedno wejście, bo angażuje skład na cały wieczór, ale przy jubileuszu na kilkaset osób rozwiązuje problem pustego foyer w czasie rejestracji.

5. Mażoretki i korowód przy jubileuszu z piknikiem

Coraz więcej firm łączy galę wieczorną z dziennym piknikiem dla pracowników i rodzin. W części plenerowej lepiej niż cheerleaderki sprawdzają się mażoretki: prowadzą przemarsz od bramy zakładu do sceny, grają z orkiestrą, robią pokaz na trawie bez podestu. Różnice między obiema kategoriami, i to, która nadaje się na jaką nawierzchnię, opisaliśmy na stronie mażoretki i cheerleaderki.

6. Układ z udziałem pracowników

Grupa prowadzi jedną lub dwie próby z wybranymi pracownikami, a na gali wchodzą wszyscy razem. To punkt, o którym mówi się w firmie najdłużej, ale wymaga najwięcej organizacji: sali na próby, zgody kilkunastu osób na poświęcenie dwóch popołudni i cierpliwości. Wycena obejmuje próby jako osobne dni pracy wykonawcy. Nadaje się na jubileusz, który ma być wewnętrzny i nieformalny, nie na galę z klientami i zarządem grupy.

Jubileusz 10, 15 i 25 lat: co się zmienia w zamówieniu

Liczba lat nie zmienia formatu występu, zmienia skalę i odbiorcę.

• 10 lat. Zwykle impreza wewnętrzna na kilkadziesiąt do stu osób, w restauracji albo w mniejszej sali hotelowej. Realne pole występu to 5 na 5 metrów, sufit poniżej czterech metrów, więc odpadają piramidy. Jedno wejście otwierające w składzie sześcio lub ośmioosobowym wystarcza.
• 15 lat. Częściej z zaproszonymi klientami i partnerami, w sali bankietowej na sto do dwustu osób. Dwa wejścia rozdzielone blokiem wyróżnień, pompony w barwach firmy, czasem flagi. Skład osiem do dwunastu osób.
• 25 lat. Gala na kilkaset osób, scena z profesjonalnym nagłośnieniem i realizatorem, często z częścią plenerową w ciągu dnia. Tu ma sens choreografia pod hasło rocznicowe, stroje szyte pod markę i skład powyżej dwunastu osób. Wyprzedzenie 10 do 12 tygodni, bo stroje i prawa do muzyki potrzebują czasu.

Przy każdej z tych wersji obowiązuje ta sama zasada: podaj w zapytaniu realnie wolne pole występu, nie powierzchnię sali. Sala ma 400 metrów, ale po ustawieniu stołów okrągłych i sceny dla prowadzącego wolnego parkietu zostaje 6 na 6 i to na tę liczbę wykonawca układa choreografię.

Od czego zależy cena atrakcji na jubileusz firmy

Nie podajemy widełek, bo różnice między regionami, składami i formatami są za duże, żeby jedna liczba komukolwiek pomogła. Warto natomiast wiedzieć, co wykonawca naprawdę liczy, żeby porównać oferty, które na pierwszy rzut oka wyglądają inaczej.

1. Liczba osób w składzie. Główny składnik. Sześć osób i szesnaście to dwa różne transporty, dwie różne stawki i różne wymagania wobec sali.
2. Czas blokady wieczoru. Jedno wejście o 20:00 kosztuje inaczej niż to samo wejście z gotowością od 17:00 i drugim wejściem o 22:30. Blok animacyjny to blokada całego wieczoru.
3. Dodatki pod markę. Pompony w barwach to niewielka pozycja, stroje szyte pod firmę i choreografia do wskazanej muzyki to osobne pozycje z osobnym wyprzedzeniem.
4. Dojazd. Liczony od siedziby grupy. Do 80 kilometrów zwykle nie zmienia wyceny, powyżej 150 kilometrów dochodzi nocleg dla składu.
5. Warunki techniczne. Jeżeli sala nie ma nagłośnienia albo hotel nie udostępnia realizatora, wykonawca przywozi własny sprzęt i człowieka do obsługi.

Najprostszy sposób na porównywalne oferty to wysłanie każdemu wykonawcy dokładnie tego samego zapytania z tymi samymi warunkami. Wtedy różnica w cenie oznacza rzeczywistą różnicę w zakresie, a nie w sposobie pisania oferty. Komplet wymagań pod gale, jubileusze i kick offy zebraliśmy na stronie atrakcje na imprezę firmową, a jeżeli całość gali robi za was agencja, brief z konfiguratora wkleja się do jej kosztorysu jako jedna pozycja. O tym, jak taką agencję sprawdzić przed umową, piszemy w tekście organizator imprez firmowych: jak wybrać.

Harmonogram: kiedy co zamówić

Licząc wstecz od daty gali:

• 12 tygodni przed. Decyzja o formacie i składzie, zapytanie do wykonawców. Jeżeli mają być stroje pod markę albo choreografia do waszej muzyki, to ostatni moment.
• 8 tygodni przed. Wybór wykonawcy, umowa, przesłanie barw, logo i muzyki. To też moment na rezerwację szatni w hotelu razem z salą, bo kilkanaście osób nie przebierze się w toalecie.
• 4 tygodnie przed. Scenariusz minutowy z prowadzącym i realizatorem, ustalone dokładne okna wejść, kontakt do realizatora dźwięku.
• Tydzień przed. Potwierdzenie godzin, wymiaru wolnego parkietu i wysokości sufitu w świetle. Jeżeli coś się zmieniło w ustawieniu sali, wykonawca musi to wiedzieć teraz, a nie w dniu gali.
• Dzień gali. Próba dźwięku przed wpuszczeniem gości, zwykle godzinę do dwóch przed startem.

Część muzyczną wieczoru, czyli zespół muzyczny na galę, zamawia się równolegle i z podobnym wyprzedzeniem, bo w sezonie jesiennym oba kalendarze zapełniają się w tym samym tempie, a realizator dźwięku musi dostać materiał od obu wykonawców naraz.

Co musi znaleźć się w zapytaniu

Wykonawca odpisuje na zapytania, które umie wycenić bez rundy dodatkowych pytań. Minimum to siedem pozycji: data i godzina wejścia, miasto i obiekt, realnie wolne pole występu i wysokość sufitu, format (jedno wejście, dwa wejścia, blok), skład, nagłośnienie (kto zapewnia i czy jest realizator) oraz dodatki pod markę. Te same pola wymusza nasz konfigurator briefu i sam przelicza z nich minimalną powierzchnię oraz harmonogram wstecz od daty. Wysłanie zapytania jest bezpłatne, a jak wygląda droga od briefu do odpowiedzi wykonawcy, opisuje strona jak to działa.

Trzy błędy, które kosztują najwięcej

Pierwszy to zamawianie występu jako ostatniej pozycji, kiedy scenariusz jest już domknięty. Wtedy jedyne wolne okno wypada w środku kolacji i występ ginie. Zarezerwuj okno w scenariuszu w tym samym momencie, w którym rezerwujesz salę.

Drugi to podanie powierzchni sali zamiast wolnego parkietu i pominięcie wysokości sufitu. Wykonawca przygotowuje układ z piramidami, przyjeżdża i widzi podwieszany sufit na 3,8 metra. Skraca choreografię na miejscu i widać to z sali.

Trzeci to przyjmowanie pierwszej odpowiedzi jako jedynej oferty, bo termin jest za tydzień. W sezonie od września do grudnia to bardzo droga wygoda, a najbardziej w grudniu, kiedy te same grupy obsługują jubileusze i atrakcje na wigilię firmową w tych samych tygodniach. Jeżeli masz już datę gali w kalendarzu, wyklikaj brief w konfiguratorze i wyślij go do grup z twojego regionu. Zapytanie nic nie kosztuje, opłaty dotyczą wyłącznie wykonawców odbierających zapytania i są opisane w cenniku pakietów.