Organizator imprez firmowych, jak wybrać firmę do organizowania imprez firmowych i o co zapytać przed umową

Pierwszy problem z wyborem agencji polega na tym, że wszystkie mówią to samo. Kompleksowa obsługa, kreatywne rozwiązania, dopasowanie do potrzeb klienta. Dopiero konkretne pytania pokazują różnice, a te potrafią być ogromne: jedna firma ma własny sprzęt i ekipę techniczną, druga podzleci wszystko dalej i doliczy marżę, trzecia jest jednoosobową działalnością z bardzo dobrym kontaktem do podwykonawców.

Żadna z tych opcji nie jest z góry zła. Źle jest tylko wtedy, gdy płacisz za jedną, a dostajesz drugą, bo nie zapytałeś.

Najpierw ustal, czego właściwie kupujesz

Są trzy różne zakupy, które ludzie nazywają tak samo. Pierwszy to koordynacja: ktoś przejmuje harmonogram, dostawców i logistykę, a ty odpowiadasz tylko za decyzje. Drugi to produkcja: agencja bierze na siebie scenę, dźwięk, światło i catering, czyli twardą technikę. Trzeci to pojedyncza atrakcja: potrzebujesz jednej pozycji w programie, a cały event i tak prowadzicie sami.

Jeśli twoja potrzeba jest trzeciego typu, agencja pełnoobsługowa będzie droga i wolna, bo jej model zakłada duży projekt. Wtedy lepiej skontaktować się bezpośrednio z zespołem albo klubem, który daje takie występy. Grupy taneczne, cheerleaderki i mażoretki z różnych regionów zebraliśmy w katalogu zespołów, a o tym, jak wygląda sam pokaz, piszemy w poradnikach.

Dwanaście pytań przed podpisaniem umowy

• Kto z waszej strony będzie na miejscu w dniu wydarzenia? Nie kto prowadzi sprzedaż, tylko kto stoi przy scenie o siedemnastej i podejmuje decyzje.
• Co robicie sami, a co podzlecacie? Odpowiedz "wszystko robimy sami" przy dwuosobowym zespole jest sygnałem ostrzegawczym.
• Jak wygląda kosztorys pozycja po pozycji? Ryczałt bez rozbicia uniemożliwia porównanie ofert i ukrywa marże na podwykonawcach.
• Co jest, a czego nie ma w cenie? Transport, noclegi, ZAiKS, ubezpieczenie, obsługa techniczna, godziny nadliczbowe.
• Jaki jest plan B przy zlej pogodzie? Przy plenerze to najważniejsze pytanie w całej rozmowie.
• Kto odpowiada za pozwolenia i zgłoszenia? Impreza masowa, zajecie pasa drogowego, zgoda zarządcy terenu, zgłoszenie do sanepidu przy jedzeniu.
• Jakie macie ubezpieczenie OC? Poproście o polisę, nie o deklaracje. Suma gwarancyjna ma znaczenie przy dużych wydarzeniach.
• Jak wyglądają zasady odwołania i przełożenia? Co się dzieje przy rezygnacji na dwa tygodnie przed, a co na dwa dni przed.
• Jaki jest termin płatności i harmonogram zaliczek? Sto procent z góry u nieznanego dostawcy to zła pozycja negocjacyjna.
• Kto ma prawa do zdjęć i nagrań? Materiały z eventu trafiają później do komunikacji wewnętrznej, więc trzeba to ustalić zawczasu.
• Jak przetwarzacie dane uczestników? Listy gości, zapisy na atrakcje, zdjęcia. Przy większych firmach dochodzi umowa powierzenia. Warto zapytać, gdzie te dane są przechowywane i kiedy zostaną usunięte.
• Kiedy dostanę ostateczny harmonogram minutowy? Jeśli agencja nie potrafi podać terminu, prawdopodobnie napisze go w przeddzień.

Co najczęściej wypada z kosztorysu

Trzy pozycje znikają z ofert najczęściej, bo nikt o nie nie pyta na etapie ustalania kosztów. Pierwsza to czas montażu i demontażu: jeśli sala jest dostępna dopiero od szesnastej, a impreza zaczyna się o osiemnastej, ekipa techniczna pracuje w tempie, które kosztuje. Druga to zaplecze dla wykonawców, czyli szatnia, woda i miejsce na sprzęt. Trzecia to bufor na opóźnienia, bo część oficjalna prawie zawsze przeciąga się o kwadrans i przesuwa wszystko dalej.

Przy atrakcjach artystycznych dochodzi czwarta: wymagania techniczne występu. Grupa taneczna potrzebuje konkretnej powierzchni, nawierzchni i wysokości w świetle, a te parametry albo są uzgodnione z zespołem od początku, albo wychodzą na miejscu, gdy jest już za późno. Rozpisaliśmy je szczegółowo w tekście o tym, ile trwa pokaz taneczny i ile miejsca potrzebuje.

Jak porównać oferty, które wyglądają inaczej

Najprostsza metoda to wymuszenie wspólnego formatu. Każdej firmie przekazujesz dokładnie ten sam opis wydarzenia z tymi samymi wymaganiami (termin, miejsce, liczba gości, warunki techniczne) i prosisz o kosztorys w tym samym rozbiciu. Wtedy różnica w cenie oznacza rzeczywistą różnicę w zakresie, a nie w sposobie pisania oferty.

Jeśli szukasz konkretnie atrakcji artystycznej na wieczór firmowy, zacznij od strony atrakcje na imprezę firmową, a jeśli organizujesz piknik dla rodzin pracowników, od strony atrakcje na piknik firmowy. Przy grudniowym spotkaniu najpierw policz budżet: stawkę lokalu od osoby, koszty za cały wieczór i podatki rozpisaliśmy w tekście ile kosztuje wigilia firmowa.

Czerwone flagi

• Brak konkretnej odpowiedzi na pytanie o plan B przy deszczu.
• Cena podana od ręki, bez pytania o miejsce, godzinę i warunki techniczne. Rzetelny kosztorys zaczyna się od pytań.
• Umowa bez załącznika z opisem zakresu, tylko z ogólnym "obsługa imprezy".
• Niechęć do podania kontaktu do osoby, która będzie na miejscu.
• Naciskanie na szybką decyzję ze względu na rzekomo znikający termin.

Żadne z tych pytań nie wymaga wiedzy branżowej. Wymagają tylko tego, żeby zadać je przed podpisaniem umowy, a nie po pierwszym problemie na miejscu.