Organizator imprez firmowych: jak wybrać i o co zapytać przed umową

Pierwszy problem z wyborem agencji polega na tym, że wszystkie mówią to samo. Kompleksowa obsługa, kreatywne rozwiązania, dopasowanie do potrzeb klienta. Dopiero konkretne pytania pokazują różnice, a te potrafią być ogromne: jedna firma ma własny sprzęt i ekipę techniczną, druga podzleci wszystko dalej i doliczy marżę, trzecia jest jednoosobową działalnością z bardzo dobrym kontaktem do podwykonawców.

Żadna z tych opcji nie jest z góry zła. Źle jest tylko wtedy, gdy płacisz za jedna, a dostajesz druga, bo nie zapytałeś.

Najpierw ustal, czego właściwie kupujesz

Są trzy różne zakupy, które ludzie nazywają tak samo. Pierwszy to koordynacja: ktoś przejmuje harmonogram, dostawców i logistykę, a ty odpowiadasz tylko za decyzje. Drugi to produkcja: agencja bierze na siebie scenę, dźwięk, światło i catering, czyli twarda technikę. Trzeci to pojedyncza atrakcja: potrzebujesz jednej pozycji w programie, a cały event i tak prowadzicie sami.

Jeśli twoja potrzeba jest trzeciego typu, agencja pelnoobslugowa będzie droga i wolna, bo jej model zakłada duży projekt. Wtedy lepiej iść do wykonawcy bezpośrednio. Tak działa nasz serwis: zbieramy zapytania o jedna, wąską kategorie i przekazujemy je grupom, które realizują komercyjne występy. Cały przepływ opisuje strona jak to działa krok po kroku.

Dwanaście pytań przed podpisaniem umowy

1. Kto z waszej strony będzie na miejscu w dniu wydarzenia? Nie kto prowadzi sprzedaż, tylko kto stoi przy scenie o siedemnastej i podejmuje decyzje.
2. Co robicie sami, a co podzlecacie? Odpowiedz "wszystko robimy sami" przy dwuosobowym zespole jest sygnałem ostrzegawczym.
3. Jak wygląda kosztorys pozycja po pozycji? Ryczałt bez rozbicia uniemożliwia porównanie ofert i ukrywa marze na podwykonawcach.
4. Co jest, a czego nie ma w cenie? Transport, noclegi, ZAiKS, ubezpieczenie, obsługa techniczna, godziny nadliczbowe.
5. Jaki jest plan B przy zlej pogodzie? Przy plenerze to najważniejsze pytanie w całej rozmowie.
6. Kto odpowiada za pozwolenia i zgłoszenia? Impreza masowa, zajecie pasa drogowego, zgoda zarządcy terenu, zgłoszenie do sanepidu przy jedzeniu.
7. Jakie macie ubezpieczenie OC? Poproście o polisę, nie o deklaracje. Suma gwarancyjna ma znaczenie przy dużych wydarzeniach.
8. Jak wyglądają zasady odwołania i przełożenia? Co się dzieje przy rezygnacji na dwa tygodnie przed, a co na dwa dni przed.
9. Jaki jest termin płatności i harmonogram zaliczek? Sto procent z góry u nieznanego dostawcy to zła pozycja negocjacyjna.
10. Kto ma prawa do zdjęć i nagrań? Materiały z eventu trafiają później do komunikacji wewnętrznej, więc trzeba to ustalić zawczasu.
11. Jak przetwarzacie dane uczestników? Listy gości, zapisy na atrakcje, zdjęcia. Przy większych firmach dochodzi umowa powierzenia. Nasze podejście do danych opisuje strona o ochronie danych w zapytaniach ofertowych.
12. Kiedy dostanę ostateczny harmonogram minutowy? Jeśli agencja nie potrafi podać terminu, prawdopodobnie napisze go w przeddzień.

Co najczęściej wypada z kosztorysu

Trzy pozycje znikają z ofert najczęściej, bo nikt o nie nie pyta na etapie wyceny. Pierwsza to czas montażu i demontażu: jeśli sala jest dostępna dopiero od szesnastej, a impreza zaczyna się o osiemnastej, ekipa techniczna pracuje w tempie, które kosztuje. Druga to zaplecze dla wykonawców, czyli szatnię, woda i miejsce na sprzęt. Trzecia to bufor na opóźnienia, bo część oficjalna prawie zawsze przeciąga się o kwadrans i przesuwa wszystko dalej.

Przy atrakcjach artystycznych dochodzi czwarta: wymagania techniczne występu. Grupa taneczna potrzebuje konkretnej powierzchni, nawierzchni i wysokości w świetle, a te parametry albo są w zapytaniu od początku, albo wychodzą na miejscu, gdy jest już za późno. Rozpisaliśmy je szczegółowo w tekście o tym, ile trwa pokaz taneczny i ile miejsca potrzebuje.

Jak porównać oferty, które wyglądają inaczej

Najprostsza metoda to wymuszenie wspólnego formatu. Wysyłasz każdemu wykonawcy dokładnie ten sam brief z tymi samymi wymaganiami i prosisz o wycenę w tym samym rozbiciu. Wtedy różnica w cenie oznacza rzeczywista różnice w zakresie, a nie w sposobie pisania oferty.

To dokładnie ta funkcja, która pełni nasz konfigurator: wyklikujesz jeden brief i każdy wykonawca odpowiada na te same warunki. Jeśli szukasz konkretnie atrakcji artystycznej na wieczór firmowy, zacznij od strony atrakcje na imprezę firmową, a jeśli organizujesz piknik dla rodzin pracowników, od strony atrakcje na piknik firmowy.

Czerwone flagi

• Brak konkretnej odpowiedzi na pytanie o plan B przy deszczu.
• Cena podana od reki, bez pytania o miejsce, godzinę i warunki techniczne. Rzetelna wycena zaczyna się od pytań.
• Umowa bez załącznika z opisem zakresu, tylko z ogólnym "obsługa imprezy".
• Niechęć do podania kontaktu do osoby, która będzie na miejscu.
• Naciskanie na szybka decyzje ze względu na rzekomo znikający termin.

Żadne z tych pytań nie wymaga wiedzy branżowej. Wymagają tylko tego, żeby zadać je przed podpisaniem umowy, a nie po pierwszym problemie na miejscu.