Turniej charytatywny i organizacja turnieju charytatywnego z budżetem, zbiórką, licytacją i loterią fantową

Kto organizuje turnieje charytatywne i na co zbiera

Turnieje charytatywne robią cztery grupy organizatorów. Kluby i akademie piłkarskie zbierają na leczenie zawodnika albo kogoś z lokalnej społeczności. Firmy organizują turnieje branżowe dla pracowników i partnerów, z wpisowym przekazywanym fundacji, jak robi to od lat branża nieruchomości w turnieju siatkówki plażowej na rzecz Fundacji Ronalda McDonalda. Służby mundurowe grają charytatywnie między jednostkami. Gminy, szkoły i stowarzyszenia robią turniej o puchar wójta z cegiełkami i festynem.

Każdy z nich ma ten sam problem: turniej musi przyciągnąć ludzi na trybuny, bo to kibice, a nie drużyny, zostawiają najwięcej pieniędzy na licytacji, w kawiarence i przy loterii. Dlatego na turnieju charytatywnym bardziej niż na zwykłym liczy się program poza meczami.

Ile kosztuje organizacja turnieju charytatywnego

Poniższe kwoty pochodzą z opublikowanych cenników ośrodków sportu i tabel ryczałtów sędziowskich. Tam, gdzie rynek nie ma jednej ceny, piszemy to wprost.

Wiele ośrodków sportu i szkół obniża albo znosi opłatę za halę na cele charytatywne, a sędziowie z lokalnego kolegium często sędziują za zwrot kosztów. Zapytaj o to przed podpisaniem umowy najmu, bo to największa pozycja w budżecie.

Przykład budżetu dla ośmiu drużyn

Załóżmy turniej halowej piłki nożnej dla ośmiu drużyn seniorskich, w sobotę od 9.00 do 14.00, z dwoma sędziami. Mecze trwają po 12 minut, faza grupowa w dwóch grupach po cztery, potem półfinały i finał.

W tym wariancie wpisowe pokrywa halę i sędziów, a na cel charytatywny zostaje 680 zł plus wszystko, co dadzą trybuny. W hali za 500 zł za godzinę koszty stałe rosną do 3220 zł i wpisowe ich już nie pokryje. Dlatego najwięcej organizatorów zbiera nie na wpisowym, tylko na licytacji i loterii w przerwach. Zasada jest prosta: koszty turnieju pokrywaj z wpisowego i sponsora, a wszystko, co wpłacą kibice, przekazuj na cel w całości. Taki rachunek łatwo pokazać w relacji po turnieju i ludzie wracają za rok.

Co trzeba zgłosić przy puszce, licytacji, cegiełkach i loterii

Ustawa o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych dotyczy zbierania pieniędzy w gotówce albo w naturze w miejscu publicznym, od osób, których organizator nie zna. Trybuna turnieju otwartego dla wszystkich jest takim miejscem. Zbiórkę zgłasza się na portalu zbiorki.gov.pl i można ją zacząć dopiero po publikacji zgłoszenia. Prowadzić ją może fundacja, stowarzyszenie, klub sportowy albo komitet społeczny z co najmniej trzech osób, ale nie jedna osoba prywatna. Sprawozdanie z przebiegu składa się w ciągu 30 dni od zakończenia.

Zbiórką publiczną nie są wpłaty przelewem na konto, sprzedaż cegiełek, biletów i przedmiotów na licytacji ani zbiórka wyłącznie wśród pracowników jednej firmy. Licytacja koszulki z podpisami drużyny czy vouchera od sponsora to sprzedaż, więc nie wymaga zgłoszenia na portalu. Dlatego wielu organizatorów zamiast puszek stawia przy trybunie kod do wpłaty na konto fundacji albo zbiórki dla podopiecznego. Jeśli turniej organizuje klub, który chce zbierać wpłaty bezpośrednio przez swoją stronę, potrzebuje operatora, który pozwoli przyjmować wpłaty BLIK-iem i kartą, z historią każdej transakcji do rozliczenia.

Loteria fantowa podlega ustawie o grach hazardowych. Gdy łączna wartość nagród nie przekracza kwoty bazowej, w 2026 roku 8918,94 zł, wystarczy zgłoszenie do naczelnika urzędu celno-skarbowego właściwego dla miejsca loterii, złożone najpóźniej 30 dni przed jej rozpoczęciem, bez opłaty. Organizacja pożytku publicznego może zgłosić loterię z wyższą pulą, do piętnastokrotności kwoty bazowej. Urzędy celno-skarbowe co roku przypominają o tym obowiązku szkołom i stowarzyszeniom, bo fanty na festynie to najczęściej pomijane zgłoszenie.

Jak ułożyć program, żeby trybuny zostały do finału

Na turnieju charytatywnym pieniądze zbiera się w przerwach, więc przerwy muszą być wydarzeniem. Program, który działa, ma trzy punkty poza meczami.

Pierwszy to otwarcie: prezentacja drużyn, kilka zdań o tym, na kogo gramy, i pokaz grupy cheerleaderek, 4 do 6 minut. To moment, w którym hala jest pełna i wszyscy patrzą w jedno miejsce, czyli najlepsza chwila, żeby powiedzieć, gdzie jest licytacja i kod do wpłaty. Drugi to przerwa po fazie grupowej: krótkie wejście grupy, a zaraz po nim licytacja. Ludzie, którzy właśnie oglądali pokaz, nie wychodzą na korytarz. Trzeci to finał z dekoracją i podaniem kwoty zebranej w ciągu dnia, ze szpalerem dla drużyn idących po puchary.

Pokaz potrzebuje wolnej płyty. Skład ośmioosobowy zajmie około 7 na 7 metrów, więc na czas wejścia drużyny schodzą z boiska. Harmonogram ośmiu drużyn z oknami na otwarcie, przerwę i finał rozpisaliśmy na stronie organizacja turnieju sportowego, a ile miejsca i czasu potrzebuje pojedyncze wejście, liczy tekst pokaz taneczny na imprezie.

Jak zamówić oprawę, żeby nie zjadła zbiórki

Oprawa ma sens tylko wtedy, gdy zarabia więcej, niż kosztuje, czyli gdy zatrzymuje kibiców na licytacji. Kilka rzeczy obniża jej koszt. Grupa z twojego województwa nie dolicza noclegu. Dwa krótkie wejścia kosztują mniej niż długi występ. Część grup przy celu charytatywnym schodzi z ceny albo występuje za zwrot dojazdu, ale to decyzja grupy, nie reguła, więc zapytaj wprost.

Żeby porównać oferty, każda grupa musi dostać te same dane: datę, halę i nawierzchnię, okna na wejścia, cel turnieju i płatnika. Płatnikiem jest organizator albo sponsor, który bierze oprawę na siebie, i to on musi być nabywcą na dokumencie. Gdy turniej robi firma dla pracowników i partnerów, scenariusz takiego dnia opisuje strona atrakcje na imprezę firmową, a gdy turniej łączy się z jubileuszem klubu, strona jubileusz klubu sportowego.