organizacja pikników firmowych

Organizacja pikników firmowych, harmonogram pikniku firmowego godzina po godzinie

Organizacja pikniku firmowego zaczyna się od harmonogramu liczonego wstecz od godziny, o której ludzie naprawdę są na terenie, a nie od otwarcia bramy. Poniżej rozpisany dzień od dowozu sprzętu do sprzątania, z zaznaczeniem, gdzie realnie wchodzi występ artystyczny i kiedy umówić zespół.

Zespoły w Polsce Poradniki

9 min czytania Piknik rodzinny wygląda na najłatwiejszy format w kalendarzu firmowym. Namiot, grill, dmuchance, dobra pogoda i jakoś to będzie. W praktyce jest to najtrudniejsze wydarzenie logistycznie, bo uczestnicy przychodzą i wychodzą kiedy chcą, dzieci mają własny rytm, a wszystko dzieje się na zewnątrz, gdzie nic nie jest gotowe z góry.

Rozwiązaniem jest harmonogram godzinowy przygotowany wstecz od jednej rzeczy: godziny, o której ludzie realnie są na terenie. Nie od godziny otwarcia bramy.

Harmonogram dnia, wersja robocza

07:00 do 10:00, dowóz i montaż. Scena, nagłośnienie, namioty, dmuchance, catering. To okno musi być dłuższe, niż sądzisz: każda ekipa uważa, że przyjedzie pierwsza, a wjazd jest jeden.
10:00 do 11:00, testy. Próbka dźwięku, sprawdzenie zasilania, ustawienie stref. Jeśli grupa artystyczna przywozi własne nagłośnienie, to jest jej jedyne okno na próbę.
11:00, otwarcie bramy. Pierwsza godzina jest zawsze pusta. Nie planuj w niej niczego, co ma mieć publiczność.
12:00, oficjalne powitanie. Krótkie, do pięciu minut. Ludzie stoją, dzieci są niecierpliwe.
12:10, pierwszy punkt programu ze sceny. To jest najlepsze okno na pokaz artystyczny: publiczność już się zebrała pod sceną po powitaniu i jeszcze nie rozeszła po strefach.
12:30 do 14:30, jedzenie i strefy. Grill, dmuchance, warsztaty, konkursy dla dzieci. Nie wstawiaj tu występu scenicznego, przegra z kolejką po kiełbasę.
14:30, drugi punkt sceniczny albo warsztat. Publiczność wymieniła się w połowie, więc drugie krótkie wejście ma sens. Warsztat taneczny dla dzieci działa tu lepiej niż kolejny pokaz.
15:30, konkurs główny albo losowanie nagród. Jedyna rzecz, która niezawodnie ściąga wszystkich pod scenę.
16:30, zakończenie części oficjalnej. Podziękowania, ostatnie ogłoszenia.
17:00 do 19:00, demontaż. Zaplanuj go tak samo poważnie jak montaż, razem z osobą odpowiedzialną za odbiór terenu.

Gdzie w tym wszystkim wchodzi pokaz

Występ artystyczny na pikniku działa w dwóch oknach: tuż po powitaniu i w połowie popołudnia, gdy wymienia się fala uczestników. Nie działa w trakcie serwowania jedzenia i nie działa na sam koniec, gdy połowa rodzin z małymi dziećmi już wyszła.

Długość też ma znaczenie. Cztery do sześciu minut to maksimum przy publiczności stojącej w słońcu. Jeśli chcesz więcej czasu artystycznego, lepiej umówić dwa krótsze wejścia niż jeden długi blok. Szczegóły formatów zebraliśmy na stronie atrakcje na piknik firmowy.

Warsztat dla dzieci to osobna pozycja, nie dodatek

Najczęstszy błąd w kosztorysie: założenie, że grupa po pokazie "zrobi coś z dziećmi". Warsztat to trzydzieści do czterdziestu pięciu minut pracy, komplet pomponów dla uczestników, wydzielony kawałek placu i osoba, która go prowadzi. Umówiony razem z pokazem jest tanią pozycją, dopraszany w dniu imprezy nie istnieje. Wszystkie pozycje budżetu z kwotami i wzór na koszt uczestnika rozpisaliśmy we wpisie ile kosztuje piknik firmowy.

Cztery rzeczy, które psują plener

Nawierzchnia. Trawa wyklucza elementy akrobatyczne. Jeśli chcesz układ z piramidami, potrzebujesz podestu albo mat, wynajętych razem ze sceną.
Zasilanie. Własne nagłośnienie zespołu wymaga obwodu 230 V w rozsądnej odległości od sceny. Agregat trzeba wynająć wcześniej, a nie odkryć jego brak o dziesiątej rano.
Cień i woda. Kilkanaście osób czeka na wejście w strojach, często w pełnym słońcu. Namiot z wodą to warunek, nie uprzejmość.
Plan B. Zadaszona scena, namiot albo przesunięcie punktu programu. Ustal to na etapie umowy, bo przy deszczu nie ma czasu na negocjacje.

Jak umówić występ bez trzech rund maili

Zespół potrzebuje sześciu informacji, żeby podać cenę występu: miasto i dojazd, datę, godzinę wejścia, skład, długość i format, nawierzchnię oraz to, czy zapewniasz nagłośnienie. Bez tych danych pierwsza odpowiedź klubu będzie listą pytań, a nie ceną.

Kluby i grupy z twojego regionu znajdziesz w katalogu zespołów. Jeśli organizujesz piknik dla dużej załogi, zajrzyj też na stronę miejską, na przykład dla Łodzi, gdzie opisaliśmy lokalną sezonowość i to, z jakim wyprzedzeniem rezerwuje się terminy.

Więcej w portalu

Zespoły, które występują na piknikach

W katalogu zespołów zebraliśmy kluby cheerleadingu i grupy mażoretek z całej Polski, z podziałem na województwa. Latem większość z nich ma weekendy zajęte piknikami i festynami, dlatego kontakt z klubem warto nawiązać wiosną. W poradnikach opisaliśmy, jak przygotować plac, prąd i cień dla grupy.

Zespoły w Polsce

Poradniki

Powiązane strony

Kolejne teksty