Zaproszenie na jubileusz OSP i jubileusz 100-lecia OSP z przykładową treścią, terminem wysyłki i harmonogramem przygotowań

Co musi zawierać zaproszenie na jubileusz OSP

Zaproszenia publikowane przez gminy przed jubileuszami jednostek mają ten sam układ. Zaprasza zarząd OSP, a często także wójt gminy, jak przy 100-leciu OSP w Olchowcu, gdzie zapraszali wójt i zarząd jednostki. Dalej stoi okazja, czyli który jubileusz i od kiedy działa jednostka, data i godzina, miejsce zbiórki i program.

Program zaczyna się prawie zawsze od mszy. Przy 100-leciu OSP Bezmiechowa w 2024 roku msza była o 14.00, potem przemarsz pod remizę, część oficjalna z nadaniem sztandaru, odsłonięciem tablicy pamiątkowej i odznaczeniami, a na koniec zabawa taneczna. W Nagłowicach jubileusz 100-lecia zaczął się 14 sierpnia 2021 roku o 13.00, a w Warzynie w tej samej gminie 6 lipca 2024 roku o 14.30. Jednostki dopisują do części oficjalnej to, co mają u siebie: przekazanie nowego samochodu ratowniczo-gaśniczego jak w Ciciborze Dużym, wmurowanie kapsuły czasu jak w Lubochni albo grochówkę dla gości jak w Olchowcu.

Na końcu zaproszenia warto dopisać jedną linię o części dla mieszkańców: od której godziny jest festyn, czy będzie program dla dzieci i kto gra wieczorem. To ona decyduje, czy na jubileusz przyjdą całe rodziny, czy tylko delegacje.

Przykładowa treść zaproszenia na jubileusz 100-lecia OSP

Zarząd Ochotniczej Straży Pożarnej w [miejscowość] oraz Wójt Gminy [nazwa] mają zaszczyt zaprosić na uroczystość jubileuszu 100-lecia jednostki, która odbędzie się w sobotę [data] w [miejscowość].

Program uroczystości: 12.30 zbiórka pocztów sztandarowych i delegacji przy remizie, 13.00 msza w intencji strażaków w kościele [nazwa], 14.00 przemarsz z orkiestrą dętą i mażoretkami pod remizę, 14.30 część oficjalna z odznaczeniami, 16.00 festyn strażacki z pokazem tanecznym, programem dla dzieci i pokazem sprzętu, 20.00 zabawa taneczna.

Prosimy o potwierdzenie udziału i liczby osób w delegacji do [data] pod numerem [telefon] albo adresem [e-mail].

Treść dla delegacji różni się od zaproszenia dla mieszkańców. Delegacje z pocztami sztandarowymi potrzebują godziny zbiórki i informacji o umundurowaniu, goście honorowi informacji o miejscach w kościele i przy stole, a plakat dla mieszkańców może zacząć od festynu i zabawy, bo to na nie przychodzi większość ludzi.

Harmonogram przygotowań do jubileuszu OSP

Jubileusze odbywają się zwykle od maja do września, a zarządy ustalają datę na zebraniu na początku roku. Od tego momentu liczy się czas wstecz.

Najwięcej kłopotów sprawia trzeci wiersz. Zarząd zajęty odznaczeniami i sztandarem zamawia orkiestrę i mażoretki dopiero wtedy, gdy drukuje zaproszenia, a wtedy w czerwcowe i sierpniowe soboty zostają wolne tylko grupy z drugiego końca województwa.

Co zarząd zamawia z zewnątrz i gdzie to wstawić w programie

Msza, raport i odznaczenia to część druhów i gości. Z zewnątrz zamawia się to, co ma ściągnąć mieszkańców i wypełnić popołudnie: orkiestrę dętą, jeżeli jednostka nie ma własnej, mażoretki do przemarszu, pokaz grupy tanecznej na otwarcie festynu, warsztat z pomponami dla dzieci i zespół albo DJ-a na zabawę. Formaty, czasy wejść i wymagania placu przed remizą rozpisaliśmy na stronie o tym, jak przygotować 100-lecie OSP z przemarszem, mażoretkami i festynem.

Występ wstawia się po części oficjalnej, nigdy w jej trakcie. Najlepsze miejsca to otwarcie festynu, kiedy goście siadają do poczęstunku, i wieczór tuż przed zabawą, kiedy przychodzi młodsza część miejscowości. Do festynu zwykle trzeba też kiełbasy na grilla i wędlin do kanapek dla delegacji, a tę pozycję najprościej zamówić w lokalnej masarni z dostawą pod remizę w dniu uroczystości.

Koszty sceny, nagłośnienia, ochrony i atrakcji liczy się tak samo jak przy każdym festynie, co pokazujemy we wpisie o tym, ile kosztuje organizacja festynu. Część gmin dokłada się do jubileuszy jednostek z własnego budżetu, a część obchodów finansowano z programów unijnych, jak wspólne 100-lecie OSP i 85-lecie Koła Gospodyń Wiejskich w Brzezinach w gminie Wierzbica, realizowane z PROW 2014 do 2020. Kto płaci, ten jest nabywcą na fakturze, więc ustalcie to przed zamówieniem.

Trzy błędy, które widać w zaproszeniu

Pierwszy to godzina festynu wpisana bez zapasu. Apel z odznaczeniami trwa dłużej, niż zakłada scenariusz, bo przemówień jest więcej, a każdy medal wręcza się osobno. Jeżeli festyn startuje w zaproszeniu o 15.00, a apel kończy się o 15.40, mieszkańcy stoją pod pustą sceną. Bezpieczniej wpisać godzinę z półgodzinnym zapasem i otworzyć festyn pokazem.

Drugi to atrakcje, których jeszcze nie ma. Zaproszenie z mażoretkami i koncertem, wysłane przed podpisaniem umów, zmusza zarząd do szukania kogokolwiek na ten termin. Do zaproszenia wpisuje się tylko punkty potwierdzone przez wykonawców.

Trzeci to brak informacji dla rodzin. Zaproszenie napisane wyłącznie językiem ceremoniału ściąga delegacje, ale nie mieszkańców. Jedno zdanie o programie dla dzieci i zabawie wieczorem zmienia frekwencję bardziej niż kolejny punkt części oficjalnej.