Komitet studniówkowy i organizacja studniówki 2027 z harmonogramem umów, zadatków i rezerwacji od października do balu

Co robi komitet studniówkowy

Zakres pracy komitetu opisuje regulamin studniówki, który ma prawie każde liceum i technikum. Zapisy powtarzają się w większości szkół. Komitet proponuje termin i miejsce, a dyrektor je zatwierdza. Komitet wybiera salę, menu, muzykę i fotografa, przygotowuje zaproszenia dla nauczycieli, ustala wysokość składki, zbiera wpłaty i po balu przedstawia rozliczenie dyrekcji i wychowawcom. Wiele regulaminów dokłada obowiązek ułożenia dyżurów rodziców na sali i zawiadomienia policji, gdy bal odbywa się poza szkołą.

W skład wchodzą najczęściej dwaj albo trzej rodzice z każdej klasy maturalnej, wychowawcy i dwie albo trzy osoby z każdej klasy po stronie uczniów. Przewodniczącego wybiera się spośród rodziców. To on podpisuje umowy, więc warto, żeby był to ktoś, kto ma czas odbierać telefony od sali i wykonawców w godzinach pracy.

Uczniowie odpowiadają zwykle za część artystyczną od środka: poloneza, przemówienia, podziękowania dla nauczycieli i własne występy. Komitet zamawia to, czego klasa nie przygotuje sama: muzykę na całą noc, fotografa, dekoracje i jeden punkt programu z zewnątrz, na przykład pokaz taneczny o północy.

Kto podpisuje umowy i dlaczego to ważne

Komitet studniówkowy to grupa rodziców, a nie stowarzyszenie ani spółka. Nie ma NIP-u ani osobowości prawnej, więc stroną umowy z salą, DJ-em czy grupą taneczną jest osoba, która ją podpisuje. Jeżeli część rodziców nie wpłaci składki, sala i tak wystawi rachunek na nazwisko przewodniczącego.

Są trzy sposoby, żeby to ryzyko zmniejszyć. Pierwszy to umowy podpisywane przez dwie osoby z komitetu i protokół z zebrania, na którym rodzice zgodzili się na kwotę. Drugi to wpłaty od rodziców zebrane przed wpłatą zadatku, a nie po niej. Trzeci to rada rodziców, która według Prawa oświatowego może gromadzić fundusze z dobrowolnych składek rodziców i ma własne konto. Część szkół przeprowadza przez nie wpłaty studniówkowe, wtedy płatności idą przez rachunek, a nie przez prywatne konto skarbnika.

Zadatek czy zaliczka w umowie z salą i wykonawcą

Ta różnica decyduje o tym, ile komitet odzyska, jeśli coś pójdzie nie tak. Zadatek z art. 394 Kodeksu cywilnego przepada, gdy z umowy wycofa się komitet, a gdy wycofa się sala albo wykonawca, komitet może żądać zwrotu podwójnej kwoty. Zaliczka podlega zwrotowi, gdy umowa nie zostanie wykonana, ale nie daje dodatkowego zabezpieczenia.

Sale i DJ-e wpisują najczęściej zadatek, bo to on chroni ich termin. Komitet nie musi tego zmieniać, ale powinien sprawdzić trzy rzeczy: czy w umowie stoi słowo zadatek, czy zaliczka, do kiedy można zmniejszyć liczbę osób bez kary i co się dzieje, gdy szkoła zostanie zamknięta albo bal trzeba będzie przenieść. Przy umowie z grupą taneczną warto dopisać dokładną godzinę wejścia, długość występu, wymiar wolnej podłogi i to, kto zapewnia nagłośnienie.

Harmonogram komitetu studniówkowego od października do balu

Studniówki 2027 wypadają w styczniowe i lutowe soboty: 9, 16, 23 i 30 stycznia oraz 6 i 13 lutego. Matura 2027 zaczyna się 4 maja, więc sto dni przed nią przypada na 24 stycznia. Terminy ferii zimowych różnią się między województwami, dlatego wybraną sobotę trzeba sprawdzić z kalendarzem ferii w swoim regionie.

Najwięcej kłopotów sprawia przesunięcie rezerwacji wykonawców na grudzień. W styczniowe soboty grupy taneczne, zespoły i fotografowie mają po kilka zapytań na ten sam wieczór, bo w tym samym czasie są bale karnawałowe, spotkania noworoczne i gale sportowe. Komitet, który pisze do wykonawców przed świętami, wybiera z tego, co zostało.

Co komitet zamawia z zewnątrz i ile to kosztuje

Sala z kolacją to największa pozycja, zwykle 200 do 500 zł od osoby. Resztę komitet liczy za cały wieczór: DJ, fotograf, nauka poloneza, dekoracje i atrakcja. Pełne zestawienie z przykładową składką na ucznia jest we wpisie ile kosztuje studniówka od osoby, a ceny kursów tańca rozpisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje nauka poloneza na studniówkę.

Atrakcja z zewnątrz to jedna z tańszych pozycji, bo liczy się ją za wejście, a nie za osobę. Przy 112 maturzystach każde wydane 1000 zł to niecałe 9 zł na ucznia. Najczęściej zamawia się pokaz taneczny na otwarcie zabawy po kolacji albo show o północy, które budzi salę przed drugą częścią nocy. Formaty z oknem w harmonogramie i wymaganiami sali opisuje strona atrakcje na studniówkę.

Żeby porównać oferty, każdy wykonawca musi dostać te same dane: datę, salę, godzinę wejścia, liczbę gości, wymiar wolnej podłogi przy parkiecie i to, kto jest płatnikiem. Stroje to już sprawa samych maturzystów. Dziewczyny, które w październiku wybierają sukienkę, coraz częściej przed zakupem wrzucają swoją stylizację na studniówkę do oceny innym, więc na zebraniu komitetu ten temat zwykle nie wraca.

Trzy decyzje, które komitet podejmuje za późno

Pierwsza to godzina zakończenia balu. Sala liczy dopłatę za każdą godzinę po umówionej, a DJ i fotograf mają stawki za godziny, więc różnica między 3.00 a 5.00 rano to kilka pozycji w budżecie naraz. Tę godzinę trzeba wpisać do umowy z salą i powtórzyć wszystkim wykonawcom.

Druga to bilety dla nauczycieli. Zaproszeni nauczyciele zwykle nie płacą, a ich koszt komitet rozkłada na uczniów. Przy 25 zaproszonych osobach i stawce sali 350 zł to 8750 zł, czyli przy 112 maturzystach około 78 zł na ucznia. Ta kwota zaskakuje rodziców, jeśli nie padła na pierwszym zebraniu.

Trzecia to miejsce na pokaz. Parkiet zastawiony stołami, bo sala chciała zmieścić dodatkowy rząd gości, nie zostawia miejsca na żaden występ. Grupa sześciu osób potrzebuje około 6 na 6 metrów wolnej podłogi, a polonez całego rocznika jeszcze więcej. Plan stołów warto zatwierdzić dopiero wtedy, gdy wiadomo, kto i gdzie będzie tańczył.